ระบบสนับสนุนด้านการเรียน
ให้การสนับสนุนการเรียนรู้แก่นักเรียนผ่านการให้คำปรึกษาด้านการเรียนโดยใช้ภาษาแม่ของนักเรียนและภาษาอังกฤษ รวมถึงการสอนรายบุคคลนอกเวลาเรียน และการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการเรียน
ประสานงานร่วมกับครูแนะแนวด้านการใช้ชีวิตและหน่วยงานการศึกษาในพื้นที่ เพื่อดำเนินการสอนทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ จัดการเรียนเสริมและมอบหมายงานเพิ่มเติมสำหรับนักเรียนที่มีผลการเรียนไม่เป็นไปตามเกณฑ์
ให้คำแนะนำด้านการศึกษาต่อ เช่น การเตรียมตัวสอบเฉพาะของแต่ละมหาวิทยาลัยนอกเวลาเรียน และจัดการเรียนการสอนแบบแบ่งระดับตามความสามารถของนักเรียน รวมถึงให้คำแนะนำรายบุคคลตามเส้นทางการศึกษาที่นักเรียนเลือกเพื่อสนับสนุนการเรียนรู้
ระบบการจัดการการเข้าเรียน
จัดการข้อมูลการเข้าเรียนโดยบันทึกลงใน Excel เพื่อให้สามารถติดตามข้อมูลล่าสุดได้ตลอดเวลาเมื่อพบว่าอัตราการเข้าเรียนลดลง โดยจะดำเนินการนัดพูดคุยและให้คำแนะนำโดยทันที
ครูประจำชั้นจะรายงานนักเรียนที่มีปัญหาด้านการเข้าเรียนต่อเจ้าหน้าที่แนะแนวการใช้ชีวิตเป็นรายสัปดาห์
ในช่วงสิ้นเดือนจะรวบรวมข้อมูลการเข้าเรียนทั้งหมด และเรียกนักเรียนที่มีปัญหาเข้ามาให้คำแนะนำ พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลลงในระบบ และประสานความร่วมมือกับหน่วยงานการศึกษาในพื้นที่และผู้ปกครอง เพื่อดำเนินการปรับปรุงแก้ไขพฤติกรรมการเข้าเรียน
การสนับสนุนการโอนย้ายการศึกษาในกรณีเกิดภัยพิบัติ ฯลฯ
ดำเนินการจัดการย้ายสถานศึกษาไปยังโรงเรียนอื่นตามแผนการสนับสนุนการย้ายสถานศึกษา โดยพยายามจัดให้สอดคล้องกับความต้องการของนักเรียนมากที่สุด พร้อมทั้งให้การสนับสนุนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
ในระยะเริ่มต้นของเหตุภัยพิบัติ จะร่วมมือกับเขตนางาตะ (Nagata Ward) เพื่อช่วยให้นักเรียนสามารถดำรงชีวิตได้อย่างมั่นคง และเมื่อสถานการณ์เริ่มกลับสู่ภาวะปกติ สมาคมส่งเสริมการศึกษาภาษาญี่ปุ่นจะเข้ามามีบทบาทหลัก โดยโรงเรียนสมาชิกจะร่วมกันดำเนินการสนับสนุนการย้ายสถานศึกษา
นอกจากนี้ จะจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง โดยการย้ายนักเรียนไปยังโรงเรียนสมาชิกในพื้นที่ภูมิภาค หรือใช้ห้องเรียนของโรงเรียนสมาชิกเป็นการชั่วคราว
ระบบการแนะแนวและดูแลการใช้ชีวิต
เพื่อให้การใช้ชีวิตระหว่างการศึกษาต่อมีความปลอดภัยและสะดวกสบาย จะมีการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับกฎระเบียบ รวมถึงข้อควรระวังในการทำงานพิเศษ
มีการจัดการพูดคุยเป็นระยะเพื่อประเมินความเป็นอยู่และความก้าวหน้าด้านเส้นทางการศึกษา พร้อมให้คำแนะนำตามความเหมาะสม
ในด้านการใช้ชีวิตประจำวัน จะมีการประสานงานระหว่างฝ่ายวิชาการและฝ่ายธุรการเพื่อให้คำแนะนำตามสถานการณ์ของนักเรียนแต่ละคน
ครูประจำชั้นจะจัดการพูดคุยอย่างสม่ำเสมอ และหากจำเป็นจะร่วมมือกับเจ้าหน้าที่แนะแนวการใช้ชีวิต หน่วยงานการศึกษาในพื้นที่ และผู้ปกครองในการให้คำแนะนำ
นอกจากนี้ ยังมีการประสานงานกับสถานีตำรวจและเขตนางาตะ เพื่อให้ข้อมูลและคำแนะนำที่เหมาะสม
ในด้านเส้นทางการศึกษา ครูประจำชั้นจะจัดการพูดคุยเป็นระยะเพื่อให้คำแนะนำ และยังมีเจ้าหน้าที่แนะแนวการศึกษาต่อให้คำปรึกษารายบุคคลเพิ่มเติม
ระบบการตรวจสุขภาพ
โรงเรียนจัดการตรวจสุขภาพปีละ 2 ครั้ง โดยนักเรียนต้องเข้ารับการตรวจสุขภาพอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และให้การสนับสนุนเพื่อให้สามารถเข้ารับการรักษาในสถานพยาบาลที่เหมาะสมได้ในกรณีที่นักเรียนแจ้งประวัติการรักษาหรือโรคประจำตัวของตนเอง นอกจากนี้เมื่อนักเรียนมีอาการเจ็บป่วย จะพยายามให้บุคลากรทางการศึกษาที่สามารถทำหน้าที่ล่ามได้เข้าดูแลและให้การช่วยเหลือ
ระบบสนับสนุนการพำนักต่อเนื่อง และความร่วมมือกับนายจ้างและหน่วยงานท้องถิ่น
ในการแนะแนวภายในโรงเรียนเกี่ยวกับการต่ออายุสถานะการพำนัก จะมีการตรวจสอบเอกสารและกิจกรรมที่อยู่นอกเหนือขอบเขตวัตถุประสงค์ของวีซ่า (กิจกรรมพิเศษ) และดำเนินขั้นตอนการต่ออายุโดยโรงเรียนผ่านระบบการยื่นคำร้องแทนแบบรวมศูนย์
หลังจากเข้าเรียนและในช่วงสิ้นปีการศึกษา จะมีการจัดปฐมนิเทศเกี่ยวกับการใช้ชีวิต รวมถึงการกำกับดูแลกิจกรรมพิเศษ และการจัดหาหอพักนักศึกษา (หอพักนักเรียน)
สำหรับผู้สมัครเข้าเรียน จะมีการสัมภาษณ์เพื่อยืนยันความสามารถในการรับผิดชอบค่าใช้จ่ายและความสามารถทางภาษาญี่ปุ่นโดยตรง และหากพบว่ามีตัวกลางที่ไม่เหมาะสมเกี่ยวข้อง จะไม่อนุญาตให้เข้าศึกษา
ระหว่างการศึกษา จะมีการติดตามสถานะการทำงานนอกเวลาอย่างถูกต้อง รวมถึงจัดปฐมนิเทศตามแต่ละประเทศในการรับเข้าเรียนและการต่ออายุสถานะ เพื่อให้แน่ใจว่านักเรียนปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้อง
นอกจากนี้ ยังมีการกำกับดูแลให้บุคลากรทุกคนปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด และรายงานข้อมูลต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม รวมถึงให้คำปรึกษาเกี่ยวกับที่พักอาศัยของนักเรียนตามความจำเป็น
ระบบสนับสนุนอื่น ๆ
เนื่องจากนักเรียนจำนวนมากมีความกังวลในการเข้ารับการรักษาพยาบาลในภาษาต่างประเทศ จึงมีการให้การสนับสนุนโดยการแนะนำสถานพยาบาล การจองนัดหมายแทน และการจัดเจ้าหน้าที่ไปเป็นล่ามและติดตามไปยังสถานพยาบาลตามความจำเป็น
มีการจัดการฝึกซ้อมป้องกันภัยพิบัติปีละ 2 ครั้ง และประสานงานร่วมกับสถานีตำรวจในพื้นที่ในการให้คำแนะนำด้านการใช้ชีวิต
การสนับสนุนด้านการใช้ชีวิตดำเนินการร่วมกับเขตนางาตะ (Nagata Ward)